私はこれまで5年間、日本人ビジネスパーソンにビジネス英語を教えてきました。
対象は、外資系企業で働く人、海外とのやり取りが必要な営業職、そして毎日英語メールに悩んでいる会社員までさまざまです。
その中で、ある“共通した現象”にずっと気づいてきました。
それは——
英語力が足りない人は、実はほとんどいないということです。
むしろ多くの人は、TOEICスコアも高く、文法も正確で、基本的な英語力は十分に持っています。
それでも現場では、こんな問題が起きています。
- 英語メールがうまく伝わらない
- 返信が遅い、または来ない
- 意図と違う解釈をされる
- 会議で発言しても軽く扱われる
そして多くの人は、その原因をこう考えます。
「もっと英語を勉強しないといけない」
しかし、5年間現場で何百件もの英語メールを見てきて、私は違う結論にたどり着きました。
問題は英語力ではありません。
問題は“ビジネス英語の設計ミス”です。
つまり、単語や文法の問題ではなく、
- どう順番に伝えるか
- どこまで丁寧にするか
- どれくらい短くするか
- どんな構造で書くか
こういった“設計”の問題です。
実際、同じ内容のメールでも、
伝わるものと伝わらないものには明確な差があります。
そしてその差は、ほんの小さな違いから生まれます。
この記事では、私の5年間の経験から見えてきた
**日本人が気づきにくい「ビジネス英語メールの致命的なミス」**を5つに整理して解説します。
もしあなたが今、
- 英語メールに時間がかかる
- 外資系や海外とのやり取りに不安がある
- 何となく“伝わっていない気がする”
と感じているなら、この内容は必ず役に立つはずです。
① 結論が最後に来る（日本語構造のまま書いてしまう）
日本人のビジネス英語メールで、私が最も頻繁に目にする問題がこれです。
それは、「結論が最後に来る」という構造です。
日本語のビジネスコミュニケーションでは、まず背景を説明し、その後に状況を整理し、最後に結論や依頼を伝えるのが自然です。
しかし、この構造をそのまま英語メールに持ち込むと、問題が起きます。
英語圏のビジネスでは、相手は非常に忙しく、メールを“読む”というより“処理する”感覚で見ています。
そのため、結論が最後にあるメールは、途中で読まれなくなることさえあります。
例えばよくあるケースです。
❌（典型的な日本人の英語メール）
We have been reviewing the project timeline and considering several options based on the client’s feedback and internal discussions. After careful analysis, we think it would be best to adjust the schedule…
このように、結論にたどり着くまでに時間がかかります。
一方で、英語ビジネスの基本構造はとてもシンプルです。
👉 結論 → 理由 → 詳細
実際に改善するとこうなります。
✅（改善後）
Could you review this by Friday?
We have reviewed the project timeline and considered several options based on client feedback. After analysis, we believe an adjustment may be necessary.
この違いは非常に重要です。
内容は同じでも、相手の受け取り方は大きく変わります。
私が5年間で何度も見てきたのは、「内容の問題」ではなく、「順番の問題」で損をしているケースです。
そしてこの順番の違いだけで、
- 返信のスピード
- 理解のしやすさ
- 信頼度
が明確に変わります。
ビジネス英語メールにおいて最も重要なのは、文章の美しさではありません。
“相手が最初の数秒で理解できるかどうか”です。
② “丁寧すぎる英語”が逆にビジネスでは弱く見える
これは、多くの日本人ビジネスパーソンが無意識にやってしまう非常に重要なポイントです。
それは、「丁寧であればあるほど良い英語メールになる」という思い込みです。
もちろん、丁寧さはビジネス英語において重要です。
しかし、私が5年間の指導経験の中で気づいたのは、丁寧すぎる英語は、逆にビジネスでは弱く見えることがあるという事実です。
例えば、よくある英語メールの表現です。
❌ I would like to humbly ask for your confirmation regarding the below matter.
文法的には間違っていません。むしろ非常に丁寧です。
しかし、実際のビジネス現場では、このように受け取られることがあります。
- 長すぎる
- 回りくどい
- 本題が分かりにくい
特にスピードが求められる外資系企業やグローバルチームでは、「理解に時間がかかるメール」はそれだけで価値が下がります。
私がクライアントにいつも伝えているのは、とてもシンプルです。
👉 丁寧さは「言葉の長さ」ではなく「明確さ」で表現する
実際の改善例はこうです。
✅ Could you please confirm this?
この一文だけで、意味は完全に伝わります。
さらに重要なのは、印象です。
短く、明確な英語は、相手にこう感じさせます：
- 仕事ができる
- 判断が早い
- コミュニケーションが明確
一方で、過度に丁寧で長い英語は、逆にこう見えることがあります：
- 自信がない
- 要点が弱い
- 意図がぼやけている
これは非常に重要な“見え方の差”です。
ビジネス英語では、実は「丁寧さ」よりも「信頼性」が優先される場面が多くあります。
そして信頼性は、長い表現ではなく、シンプルで明確な表現から生まれます。
③ “If possible” を多用しすぎて依頼が弱くなる
これは日本人のビジネス英語メールで非常によく見られる“無意識の癖”です。
私が5年間で何百通もの英語メールを見てきた中でも、特に外資系企業や海外とのやり取りをしている人ほど、この表現に頼る傾向があります。
それが：
“If possible” の多用です。
例えば、典型的な英語メールはこうなります。
❌ If possible, could you send me the file?
一見、とても丁寧で柔らかい表現です。
実際、日本語の感覚からすると「失礼のない依頼」に見えます。
しかし、ビジネス英語の現場では、この表現には別の印象が生まれることがあります。
それは、依頼の強さが弱くなるということです。
つまり、相手から見るとこう感じられる可能性があります：
- 本当に必要なのか分からない
- 優先度が低そう
- 急ぎではない
結果として、返信が遅くなることもあります。
これは非常に重要なポイントです。
ビジネス英語では、「丁寧さ」と「明確さ」のバランスが求められますが、“If possible” はそのバランスを丁寧さ側に寄せすぎてしまう傾向があります。
私がクライアントにいつも伝えているのはシンプルです。
👉 優しさは残してもいいが、依頼の軸は弱めない
実際の改善例はこうです。
❌ If possible, could you send me the file?
↓
✅ Could you send me the file?
さらに少し柔らかくしたい場合は：
✅ Could you send me the file when you have a moment?
このように調整すれば、「丁寧さ」と「明確さ」は両立できます。
重要なのは、英語メールにおいては“遠慮の表現”が必ずしもプラスに働くわけではないということです。
特にビジネスの現場では、曖昧な依頼はそのまま曖昧な優先順位として受け取られます。
そして結果として、対応が後回しにされることもあります。
これは英語力の問題ではありません。
コミュニケーション設計の問題です。
④ 謝りすぎることで信頼感が下がる
これは、日本人のビジネス英語メールで非常に頻繁に見られるパターンです。
そして、本人はほとんど無意識でやっています。
それが、「謝りすぎる英語メール」です。
私が5年間、日本人ビジネスパーソンの英語メールを見てきて感じるのは、この“謝罪の多さ”がコミュニケーションの印象を大きく変えてしまうということです。
例えば、よくある表現です。
❌ Sorry for my poor English.
❌ Sorry to bother you again.
❌ Sorry for the inconvenience.
これらはすべて文法的には正しいですし、日本語の感覚では非常に丁寧です。
しかし、ビジネス英語の現場では、少し違った印象を持たれることがあります。
それは、必要以上に自分を小さく見せてしまうということです。
特に外資系企業やグローバルチームでは、メールの目的は「謝ること」ではなく「仕事を進めること」です。
そのため、謝罪が多すぎると、次のような印象につながることがあります：
- 自信がない
- 重要性が低い案件に見える
- 主導権が弱い
これは非常に大きな“見え方の差”です。
私がクライアントにいつも伝えているのは、とてもシンプルです。
👉 謝るよりも、目的を明確にすることを優先する
例えば改善はこうです。
❌ Sorry to bother you again, but I wanted to ask…
↓
✅ Could you please help me with this?
または：
✅ I would appreciate your help on this.
ここで重要なのは、「謝らないこと」ではありません。
英語ビジネスにおいて謝罪は必要な場面もあります。
しかし問題は、“習慣的に謝ってしまうこと”です。
その結果、本来伝えるべきメッセージが弱くなってしまいます。
英語メールは感情の表現ではなく、業務コミュニケーションです。
そして業務コミュニケーションにおいて重要なのは、謝罪の量ではなく、目的の明確さです。
⑤ 日本語の直訳・テンプレ英語になってしまう問題
これは、私が5年間で最も多く見てきた“根本的な問題”です。
そして同時に、多くの日本人ビジネスパーソンが「自分は英語ができない」と感じてしまう最大の原因でもあります。
それは、日本語をそのまま英語に翻訳してしまうことです。
例えば、英語メールで非常によく見る表現があります。
❌ Thank you for your continued support.
❌ I would like to inform you that…
❌ As per our discussion yesterday…
これらはすべて間違いではありません。
むしろ、ビジネス英語としては一般的な表現です。
しかし、私が現場で何度も見てきた問題は別のところにあります。
それは、「いつも同じ表現になる」ということです。
どんな状況でも同じ英語メールのテンプレートを使ってしまうため、メッセージに“温度”や“状況感”がなくなってしまうのです。
結果として、メールがこう見えます：
- 機械的
- 個別性がない
- 誰にでも送れる内容
これはビジネスコミュニケーションにおいて、大きな損失です。
私がクライアントにいつも伝えているのは、とてもシンプルです。
👉 英語メールは翻訳ではなく「状況対応」である
例えば、「ありがとう」一つを取っても、状況によって表現は変わるべきです。
- Thanks for your quick response.
- I appreciate your help on this.
- Thank you for the clarification.
- Thanks for getting back to me so quickly.
すべて意味は似ていますが、使う場面が違います。
ここが非常に重要です。
英語が伝わる人と、伝わらない人の差は「単語力」ではありません。
“状況に合わせて言葉を選べるかどうか”です。
私は5年間、多くの日本人ビジネスパーソンを見てきましたが、この差がそのまま評価の差につながるケースを何度も見てきました。
同じ内容でも、
- 伝わる人は「自然で仕事ができる人」に見える
- 伝わらない人は「翻訳っぽい人」に見える
この差は非常に大きいです。
■ Summary: English emails are about “design skills” rather than “correctness”.
Up to this point, I have introduced five fatal mistakes that I have seen Japanese business people make in their English emails during my five years of coaching experience .
Looking back, the common thread is very simple.
The issue isn’t about English proficiency itself, but rather
about the “design” of business English.
- Order of conclusions
- The balance of politeness
- Strength of the request
- How to use an apology
- How to choose an expression
These are not issues of vocabulary or grammar.
And by slightly changing this “design,” the impression your English email makes can change dramatically.
- Replies will be faster
- Misunderstandings will decrease.
- Increased trust
- Communication becomes smoother
In other words, writing emails in English is not about “translation skills,” but about business communication skills .
■ Next Steps
If you read this article,
- I’m still not confident about writing emails in English.
- I lack confidence in dealing with foreign companies and overseas.
- I want to use more natural and understandable English.
If that’s how you feel, then the next step is clear.
👉 For more practical explanations of business English, please check out our blog here .
(We post actual email examples, improvement patterns, and field-based explanations.)
Furthermore, for those who wish to learn more in depth,
we also offer English learning materials and books specifically tailored for Japanese business professionals on Amazon Japan.
📘 This book compiles practical content that can be used directly in real-world situations, such as writing emails, presentations, and meetings in English.
Furthermore, we regularly distribute the latest business English phrases and improvement tips in our newsletter.
📩 Register at the bottom of the page to receive practical English tips for real-world business use.
English is not “knowledge,” but “habit.”
By gradually correcting your usage, even little by little, you will definitely see improvement.
I hope your business English becomes more natural and communicates more effectively.
Thank you for reading!
